Steuern und Vorauszahlungen
Als Selbstständige/r zahlen Sie Einkommensteuer nicht erst bei Abgabe der Steuererklärung, sondern unterjährig in vier Vorauszahlungen ans Finanzamt. Zusätzlich müssen Sie – je nach Umsatz – monatlich oder vierteljährlich Umsatzsteuer voranmelden und abführen, sofern Sie nicht die Kleinunternehmerregelung nutzen. Gewerbetreibende zahlen zusätzlich vierteljährlich Gewerbesteuer-Vorauszahlungen ans Finanzamt, die es an die Gemeinde weiterleitet. Wer schwankende Gewinne hat, sollte aktiv Rücklagen bilden und Vorauszahlungen anpassen lassen, statt Nachzahlungen zu riskieren.
- Vorauszahlungen werden festgesetztDas Finanzamt setzt die Einkommensteuer-Vorauszahlungen nach der ersten Veranlagung oder – bei Gründung – nach Schätzung per Bescheid fest (§ 37 Abs. 3 EStG).
- Termine einhaltenZahlen Sie jeweils zum 10.3., 10.6., 10.9. und 10.12. (§ 37 Abs. 1 Satz 1 EStG).
- Bei Gewinneinbruch Herabsetzung beantragenStellen Sie bei sinkendem Gewinn einen formlosen Antrag auf Herabsetzung beim Finanzamt, begründet mit einer Prognose und aktuellen Zwischenzahlen (§ 37 Abs. 3 EStG).
- Umsatzsteuer voranmeldenMelden Sie die Umsatzsteuer elektronisch über ELSTER bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums an (§ 18 Abs. 1 UStG); die Zahlung ist zeitgleich fällig.
- Voranmeldungszeitraum bestimmenBei einer Vorjahressteuer über 9.000 € melden Sie monatlich, bei höchstens 2.000 € ist eine Befreiung möglich, sonst gilt vierteljährlich (§ 18 Abs. 2 UStG); die automatische monatliche Meldepflicht für Neugründer im Gründungs- und Folgejahr (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG) ist für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt (BMF-Schreiben nach § 18 Abs. 2 Satz 6 UStG), sodass für Neugründer bis auf Weiteres dieselbe Regel gilt wie für bestehende Unternehmen – vierteljährlich, außer die hochgerechnete Jahressteuer übersteigt 9.000 €. Ob die Aussetzung über 2026 hinaus verlängert wird, sollte für 2027 erneut geprüft werden.
- Dauerfristverlängerung beantragenMit einem amtlichen Vordruck und meist einer Sondervorauszahlung erhalten Sie einen Monat mehr Zeit für die Umsatzsteuer-Voranmeldung.
- Gewerbesteuer-Vorauszahlung (nur Gewerbetreibende)Zahlen Sie zum 15.2., 15.5., 15.8. und 15.11. in der Regel ein Viertel der letzten veranlagten Steuer (§ 19 Abs. 1 GewStG); eine Anpassung ist bei der Gemeinde möglich.
- Vorauszahlungen werden nach Vergangenheitswerten festgesetzt – bei Umsatzeinbruch drohen Liquiditätsengpässe, wenn kein Herabsetzungsantrag gestellt wird.
- Ohne Rücklagenbildung können ESt-Nachzahlung und neue Vorauszahlung für das Folgejahr gleichzeitig fällig werden.
- Die Kleinunternehmerregelung wird oft falsch beurteilt: Sowohl die Vorjahresgrenze als auch die Grenze im laufenden Jahr zählen (§ 19 Abs. 1 UStG); ein Überschreiten der laufenden Jahresgrenze führt unterjährig zum Wechsel zur Regelbesteuerung.
- Die Dauerfristverlängerung wird oft vergessen zu beantragen, obwohl sie planbare Zusatzzeit bringt – sie erfordert aber meist eine Sondervorauszahlung.
- Fehlt die Meldung der Aufnahme einer gewerblichen Tätigkeit, werden Gewerbesteuer-Vorauszahlungen zu spät oder gar nicht festgesetzt – die Nachzahlung erfolgt dann in einer Summe.
Vertiefung · Rechtsgrundlagen, Zahlen und Praxis – für Beratung und Fachkräfte
Einkommensteuer-Vorauszahlung
Rechtsgrundlage ist § 37 EStG. Bemessungsgrundlage ist die Steuer der letzten Veranlagung, bei Neugründung eine Schätzung. Das Finanzamt kann von Amts wegen oder auf Antrag anpassen; ein Herabsetzungsantrag sollte mit aktueller betriebswirtschaftlicher Auswertung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung und einer Prognose begründet werden.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Rechtsgrundlage ist § 18 UStG, die elektronische Übermittlung ist zwingend. Die Dauerfristverlängerung läuft über die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§ 18 Abs. 6 UStG i. V. m. UStDV) – der genaue Verordnungstext wurde in der zugrundeliegenden Recherche nicht im Volltext geprüft und sollte vor Veröffentlichung gegengelesen werden.
Kleinunternehmerregelung als Kontrast
§ 19 UStG befreit von der Umsatzsteuer bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 25.000 € und einem laufenden Jahresumsatz von höchstens 100.000 €. Diese Grenzen gelten seit der Reform zum 1.1.2025 (Jahressteuergesetz 2024) – zuvor galten niedrigere Werte von 22.000 €/50.000 €. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, haben aber auch keinen Vorsteuerabzug. Ein freiwilliger Verzicht auf die Regelung bindet für fünf Kalenderjahre.
Gewerbesteuer-Vorauszahlung
Betrifft nur Gewerbetreibende, nicht Freiberufler im Sinne des § 18 EStG. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 € (§ 11 Abs. 1 Nr. 1 GewStG) – dieser Wert gilt als etablierter Rechtsstand, wurde in der zugrundeliegenden Recherche aber nicht erneut am Gesetzestext verifiziert.
Praxistipp Steuerrücklage
In der Beratungspraxis wird häufig empfohlen, 25 bis 35 Prozent der Nettoeinnahmen als Rücklage für Einkommen-, Umsatz- und ggf. Gewerbesteuer zurückzulegen. Das ist eine Faustregel aus der Praxis, keine gesetzliche Vorgabe.
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