🧾 Rechnungsstellung und E-Rechnung
Kurz erklärt
Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern eine „sonstige Rechnung“.
- Bis 31. Dezember 2026: Alle dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen.
- Bis 31. Dezember 2027: Gilt, wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) höchstens 800.000 Euro betrug.
- Ab 2028: Pflicht zur E-Rechnung für alle Betriebe im Geschäft mit anderen Unternehmen (B2B).
Für Privatkund:innen (B2C) gilt keine E-Rechnungspflicht. Kleinbeträge bis 250 Euro haben vereinfachte Anforderungen.
Sprechen Sie Ihre Steuerberatung oder Ihre Software-Anbieter an. Beide müssen sich mit der Umstellung auskennen.
Schritt für Schritt
- Empfang klärenRichten Sie eine E-Mail-Adresse für eingehende E-Rechnungen ein.
- Software prüfenKlären Sie, ob Ihre Rechnungssoftware das strukturierte Format erzeugen kann.
- Vorjahresumsatz prüfenDer Umsatz des Vorjahrs entscheidet über die längere Übergangsfrist.
- AufbewahrenBewahren Sie E-Rechnungen elektronisch auf; sie dürfen nicht nur ausgedruckt werden.
Fristen
- Die Übergangsfristen gelten nur für das Ausstellen. Empfangen müssen Sie seit 2025.
- Die Fristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG; die Verwaltungsauffassung in den BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025.
- Für Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer:innen bestehen Sonderregeln. Details wurden nicht aus der Primärquelle geprüft.
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Definition
§ 14 Abs. 1 UStG definiert die elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Ausstellungsfrist von sechs Monaten nach Ausführung steht in § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG unter den dort genannten Voraussetzungen.
Pflichtstufen nach § 27 Abs. 38 UStG
Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die Regeln zur Rechnungsausstellung für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst. Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden. Nach § 27 Abs. 38 UStG gilt: Nr. 1: Für bis 31. Dezember 2026 ausgeführte Umsätze dürfen alle Aussteller stattdessen eine sonstige Rechnung ausstellen. Nr. 2: Für 2027 ausgeführte Umsätze gilt das weiter, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) 800.000 Euro nicht überschritten hat. Nr. 3: Rechnungen im elektronischen Datenaustausch (EDI) sind bis 31. Dezember 2027 im bisherigen Verfahren möglich. Alle inländischen Unternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Verwaltungsauffassung steht in den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Das Bundesfinanzministerium hat FAQ zur E-Rechnung veröffentlicht.
Kleinbetragsrechnung
Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, unterliegt vereinfachten Anforderungen (§ 33 UStDV).
Nicht geprüft
Ausnahmen für Kleinunternehmer:innen, zulässige Formate im Einzelnen und Aufbewahrungsfristen wurden hier nicht aus der Primärquelle ausgewertet.
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