Zeugnisse, Dokumente und die eigene Akte sichern
Wenn die Jugendhilfe endet, endet häufig auch der laufende Zugriff auf Unterlagen, die bisher die Einrichtung, die Pflegefamilie oder das Jugendamt für Sie verwahrt hat – Geburtsurkunde, Impfausweis, Schul- und Ausbildungszeugnisse, frühere Hilfepläne. Es lohnt sich, diese Dokumente aktiv einzufordern, bevor der Kontakt endet. Für Ihre eigene Jugendhilfeakte haben Sie zudem grundsätzlich ein Recht auf Akteneinsicht bzw. Auskunft, das Sie auch noch Jahre später geltend machen können.
- Dokumentenliste erstellenErstellen Sie vor Ende der Unterbringung eine Liste wichtiger Originaldokumente (Geburtsurkunde, Ausweis, Zeugnisse, Impfausweis, Sozialversicherungsausweis, Kontoauszüge/Verträge).
- Fehlende Originale nachfordernFordern Sie fehlende Originale (z. B. Geburtsurkunde) beim Standesamt und Zeugnisse bei der Schule bzw. Berufsschule nach.
- Digitale Kopien anfertigenFertigen Sie digitale Kopien aller wichtigen Dokumente an und verwahren Sie diese sicher.
- Akteneinsicht beantragenStellen Sie bei Bedarf einen formlosen Antrag auf Akteneinsicht bzw. Auskunft nach § 25 SGB X bzw. Art. 15 DSGVO beim Jugendamt und ggf. der Einrichtung.
- Bei Ablehnung Begründung prüfenPrüfen Sie eine Ablehnung der Akteneinsicht genau (Schutz Dritter ist ein zulässiger, aber kein pauschaler Ablehnungsgrund) und lassen Sie sich beraten.
- Die Akteneinsicht kann eingeschränkt werden, soweit berechtigte Interessen Dritter (z. B. Angaben zu leiblichen Eltern oder Geschwistern) entgegenstehen – ein vollständiger Anspruch auf jede Seite der Akte besteht deshalb nicht immer.
- Wie lange eine Jugendhilfeakte aufbewahrt wird, konnte hier nicht bundeseinheitlich verifiziert werden – vereinzelt kursiert die Angabe „10 Jahre nach Ende der Hilfe“, diese beruht aber auf kommunalen bzw. landesrechtlichen Aktenordnungen und nicht auf einer einzelnen bundesweiten SGB-VIII-Vorschrift; verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre Akte unbegrenzt aufbewahrt wird.
- Verwechseln Sie Akteneinsicht (Einsicht in Verwaltungsvorgänge, § 25 SGB X) nicht mit dem allgemeinen datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch (Art. 15 DSGVO) – beide können nebeneinander geltend gemacht werden, folgen aber unterschiedlichen Regeln.
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Rechtsgrundlagen der Akteneinsicht
§ 25 SGB X gewährt Beteiligten eines Verwaltungsverfahrens Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten, soweit dies zur Wahrnehmung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist; nach Abs. 3 kann die Behörde die Einsicht verweigern, soweit Vorgänge wegen berechtigter Interessen Beteiligter oder Dritter geheim gehalten werden müssen. Ergänzend gewährt Art. 15 DSGVO ein allgemeines Auskunftsrecht über die zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten.
Praxis-Tipp „Meine Akte“
Careleaver e. V. bietet auf careleaver.de unter dem Stichwort „Meine Akte“ praxisnahe Hinweise, wie ein Antrag auf Akteneinsicht formuliert werden kann und was bei Ablehnung zu tun ist.
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